Зміст
Обов'язки співробітників ОВС з організації та здійснення діловодства
Список літератури
Обов'язки співробітників ОВС з організації та здійснення діловодства
У діяльності служб та підрозділів ОВС співробітниками ОВС використовуються різні види документів: укази, накази і розпорядження начальників міськрайорганів та начальників служб та підрозділів ОВС; постанови, протоколи, акти, висновки, доповідні записки; довідки, плани, огляди, зведення; листи, доповіді, рапорту, пояснювальні записки; телеграми, телефонограми, факсограми і т.д.
Однак, при підготовці всіх видів документів, що складаються в підрозділах і службах органів внутрішніх справ необхідно керуватися такими основними вимогами:
документ не повинен суперечити законодавчим або іншим нормативно-правовим актам;
в документі не повинно бути помарок і виправлень;
документ повинен бути оформлений відповідно до існуючих ГОСТами і вимогами;
зміст документа має бути суворо послідовним, виклад точним (вираження виключають подвійне тлумачення), коротким.
Одним з найбільш важливих вимог до співробітників ОВС при складанні документів є дотримання правил, що забезпечують юридичну силу документів, оперативне і якісне їх виконання і пошук, можливість їх обробки за допомогою засобів обчислювальної техніки, а також якість документів, як історичних джерел інформації.
Всі документи оформляються на бланках або стандартних аркушах паперу форматів А4 (210х297 мм), форматів А5 (148х210 мм), допускається використання форматів А6 (105х148 мм) і А3 (297х420 мм).
Документи, що виготовляються за допомогою ПЕОМ, друкуються в текстовому редакторі, шрифтом розміром № 12,14, через 1-1,5 міжрядкових інтервалу.
Документ, що оформляється на бланку, повинен відповідати стандарту, мати встановлений комплекс обов'язкових реквізитів з дотриманням порядку їх розташування. При виготовленні документів на 2-х і більше сторінках друга та наступні сторінки повинні бути пронумеровані. Номери сторінок проставляються посередині верхнього поля аркуша. Допускається друкування документів з використанням зворотного боку аркуша.
Окремі внутрішні документи, авторами яких є посадові особи, допускається писати від руки (рапорт, заява, пояснювальна записка).
Співробітники ОВС несуть персональну відповідальність за дотримання встановленого порядку організації діловодства та збереження документів, а також за нерозголошення міститься в них.
При виявленні втрати документів співробітник ОВС повинен негайно доповісти про цю подію керівнику підрозділу (служби, органу, який зобов'язаний про втрату документа поінформувати вище начальство та вжити вичерпних заходів до його пошуку.
Відомості, що містяться в документах, можуть використовуватися тільки в службових цілях і згідно з повноваженнями працівника, що постійно працює з відповідними матеріалами. Передача документів, їх копій з підрозділів ОД працівникам інших служб, організацій допускається тільки з письмового дозволу керівника даного підрозділу, служби, органу.
Секретне і нетаємних діловодство в ОВС ведеться спільно.
Прийом документів з інших відділів (організацій, установ, служб), від громадян включає перевірку правильності його доставки, перевірку цілості упакування (конверта, пакета), розкриття конвертів, перевірку правильності вкладень. Яка до загального відділу кореспонденція розкривається, за винятком пакетів, що мають позначку «Особисто». Такі пікети реєструються без розтину і віддаються адресатам, або уповноваженим на те працівникам ОВС.
Документи, що надійшли враховуються і розподіляються на реєстровані і незареєстровані, причому у кожного відділу, служби, відомства розробляють власний перелік нерегістріруемих документів. Реєстрація документів, що надійшли проводиться в загальному відділі чи секретаріаті підрозділи ОВС з введенням інформації про них до журналу обліку вхідної кореспонденції або облікову картку. На зареєстрованих документах в нижній лівій частині зворотного боку останнього аркуша основного документа проставляється реєстраційний штамп із заповненням відповідних реквізитів. Зареєстрована в загальному відділі (секретаріаті) кореспонденція розподіляється на потоки, що спрямовуються:
керівництву даного органу, служби, відомства;
в структурні підрозділи даного органу, служби, відомства;
окремим виконавцям.
Документи, отримані для ознайомлення, підлягають поверненню до загального відділу (секретаріат), як правило, протягом доби, якщо не був визначений інший порядок.
Для організації та здійснення діловодства в ОВС вимоги до співробітників ОВС з підготовки та оформлення всіх основних видів документів в основному однакові, тому що цей досить складний процес має відмінності, в основному, у кінцевій стадії оформлення документів, що відображають результат колегіальної діяльності (постанови і рішення) і едіноналічіе (наказ, розпорядження).
Можна виділити наступні стадії підготовки розпорядчих документів: вивчення суті питання, підготовка проекту документа, погодження документа, підписання. Для постанови і рішення додається стадії обговорення і прийняття цих документів на засіданні колегіального органу. Процедура складання та оформлення розпорядчого документа повинна бути описана в табелі форм документів конкретного відділу, служби, відомства ОВС або в інструкції з діловодства. У них викладаються послідовність над проектом документа і ті вимоги, дотримання яких забезпечує юридичну повноцінність документа.
Підготовка проекту розпорядчого документа може бути доручена одному або декільком структурним підрозділам або окремим посадовим особам. При розробці проектів складних і великих розпорядчих документів можуть створюватися робочі групи (комісії). Головна умова, що забезпечує якість документа - достатня компетентність осіб, його готують. Чим вище рівень складається документа, тим вище вимоги, пропоновані до його укладачам (професіоналізм, глибина знання питання, загальний культурний рівень, вміння висловлювати думки).
Юридичною підставою розробки розпорядчого документа може бути видання конкретного доручення вищого органу, необхідність здійснення виконавчої і розпорядчої діяльності для здійснення завдань, покладених на службу, відомство, відділ ОВС. Відділ або структурний підрозділ ОВС може виступати з ініціативою розробки розпорядчого документа за будь-якого питання.
Перша стадія розробки проекту будь-якого розпорядчого документа - визначення кола питань, які має бути в ньому відобразити. У залежності від важливості управлінського дії приступають до вивчення матеріалів по суті, законодавчих актів і рішень вищих органів МВС РФ, відомчих нормативних документів, що передують розпорядчих документів з даного і аналогічних питань, що забезпечує правову основу документа, його спрямованість, державну постановку проблеми. Перегляд раніше видавалися з даного питання розпорядчих документів дозволить уникнути дублювання і протиріч, загострити увагу на невирішених сторонах проблеми. Підготовка проекту розпорядчого документа вимагає збору необхідної інформації по суті поставленого питання. Для цього використовується різні інформаційно-довідкові документи: рапорту, звіти, довідки, доповідні і пояснювальні записки, акти, службові листування. Зібравши і вивчивши необхідні матеріали, отримавши повну ясність по суті питання, чітко визначивши мету видання розпорядчого документа, приступають до складання його проекту.
Текст розпорядчого документа найчастіше складається з взаємозалежних двох частин - констатуючої та розпорядчої. Констатуюча частина є введенням в істота розглянутого питання, покликана пояснити, чим викликані розпорядження. У ній можуть бути перераховані факти, події, дана оцінка. Нерідко в констатуючій частині дається переказ акту вищого органу, служби, відомства, на виконання якого видається даний розпорядчий документ. Констатуюча частина необов'язкова і може бути відсутнім, якщо немає необхідності давати роз'яснення.
Основне навантаження в розпорядчих документах несе розпорядча частина, що викладається в наказовій формі. У залежності від виду документа вона починається словами: «постановляє» - у постанові, «вирішує» («вирішив») - в рішенні; «пропоную» - у розпорядженні; «наказую» - в наказі. Вид розпорядчого документа зумовлює і характер викладу його тексту. Слова «постановляє», «вирішує» («вирішив»), «пропоную», «наказую» друкуються прописними літерами або малими у розрядку, тобто вони візуально виділяються і таким чином відділяють констатуючу частину документа від розпорядчої. Розташовуються ці слова з окремого рядка від нульового положення табулятора. У постановах і рішеннях перед словами «постановляє» та «вирішує» зазначаються назва колегіального органу.
Потім з нового рядка абзацу слід текст постановляючої частини. До формулювань цій частині документа представляються особливо жорсткі вимоги. Вони повинні бути конкретними, не суперечити за змістом раніше виданим раніше документам, чіткими, ясними, не допускають різних тлумачень. У них слід уникати неконкретних виразів типу: «підняти», «підвищити», «посилити», «поліпшити», «вжити заходів», «активізувати» і т.д. Сформульовані таким чином доручення розпливчасті, перевірка їх виконання скрутна.
Якщо розпорядча частина передбачає різні за характером дії або декількох виконавців, вона ділитися на пункти, які нумеруються арабськими цифрами. У кожному пункті вказуються виконавець (служба, відділ, структурний підрозділ, конкретна посадова особа, наприклад, в наказах), наказують дії та термін виконання. Можна вказувати і узагальнено, наприклад: «начальникам МОБ ОМ № 1, 2, 3 УВС м. Шахти». Наказують дії виражається дієсловом у формі - «підготувати», «підготувати», «організувати», «забезпечити», «покласти», «розробити» і т.д. Термін виконання повинен бути реальним, відповідати обсягу передбачуваних робіт.
Слід враховувати час доведення інформації до конкретних виконавців. Розпорядчий документ може мати загальний для всіх пунктів виконавчий термін. Однак частіше термін виконання встановлюється для кожного завдання окремо. У кінці тексту розпорядчого документа міститься перелік документів, що втратили силу або підлягають зміні з виданням цього акта. Останнім пунктом у наказах, рішеннях, розпорядження вказується особа на яку покладається контроль за виконанням документа. Розпорядчі документи можуть мати додатки, вказівки на які даються у відповідних пунктах тексту.
Текст розпорядчого документа повинен мати заголовок. Тема починається з приводу «О» («ПРО») і формується за допомогою відкладальною іменників, наприклад «Про призначення ...»,« Про затвердження ...», «Про введення ...», або« Про підсумки .. . »,« Про заходи ...». Для ряду типових управлінських ситуацій, що вимагають видання наказу (про внесення змін до положення (статут), структуру, штатну чисельність і штатний розклад апарату управління, в посадові інструкції, про перехід на новий режим роботи), розроблені уніфіковані форми документів, в яких зумовлений не тільки склад, але й порядок розташування інформації. Уніфіковану форму мають також кадрові накази по прийому на роботу, переміщення, переведення на іншу службу, звільнення з посади, винесення заохочень, накладення дисциплінарних стягнень, зміни прізвищ.
Підготувавши текст розпорядчого документа, приступають до його оформлення. Розпорядчі документи оформляються на загальному бланку, формат А4. До складу реквізитів входять: Герб РФ, найменування відомства, найменування органу, назва виду документа, дата, індекс (номер), місце складання, заголовок, текст, підпис (підписи), відмітки про погодження.
Завершальним етапом роботи з проектами розпорядчих документів є їх узгодження та підписання. Проект до підписання підлягає узгодженню із зацікавленими особами, яких він стосується. Узгодження здійснюється шляхом візування при постанови грифа узгодження. Так, проект наказу, рішення, розпорядження візується укладачем проекту і керівником служби, підрозділи, відділу, що вносить проект, усіма зазначеними в проекті виконавцями, посадовими особами, відповідальними за виконання документа в цілому, юристконсультом. Проекти документів, виконання яких вимагає фінансового забезпечення, обов'язково погоджуються з фінансовими відділами органів, служб, відомств.
Узгодження проводить структурний підрозділ або особа, готувало проект розпорядчого документа. Візи або гриф погодження, як правило, проставляються на першому примірнику проекту. У разі неузгодження з проектом пишеться мотивований висновок. Перед підписанням проект додатково ретельно вивіряється. При цьому особливу увагу слід звернути на перевірку цифрових даних, посад, звань, прізвищ, імен та по батькові.
Проекти розпорядчих документів, прийнятих колегіальними органами, - постанов і рішень - обговорюються і приймаються на засіданнях. У ході обговорення в них можна вносити поправки і доповнення. Доопрацьовані проекти виносяться на затвердження на наступне засідання. Повністю підготовлені проекти документів подаються на підпис. Накази підписуються керівником органу, відділу, служби або його заступником. Розпорядчі документи вступають у силу з моменту підписання чи доведення до відома виконавця.
Але існують також і організаційні документи - статути, інструкції, положення і.т.д. Їх структура і зміст, як правило, визначаються відповідними службами (відомствами) - розробниками.
Під статутом розуміється звід правил, що регулюють діяльність органу (служби, відділу) ОВС, їхні взаємини з іншими службами, органами ОВС; громадянами, права та обов'язки служби, органу ОПР. Положення - це нормативні акти, що мають зведений кофікаційні характер і визначають порядок утворення, структуру, функції, компетенцію, обов'язки та організацію роботи системи МВС, єдиного органу, структурного підрозділу. Положення можуть також регламентувати і діяльність посадових осіб. Інструкції - правовий акт, що видається органом державного управління (або затверджується його керівником) з метою встановлення правил, що регулюють службові, організаційні питання, фінансові та інші спеціальні сторони діяльності служб, підрозділів, органів МВС, а також окремих посадових осіб. Інструкції видаються також з метою роз'яснення та визначення порядку застосування законодавчих актів та розпорядчих документів (наприклад, наказів).
Поряд з цими документами співробітники ОВС користуються документацією, що передається по телефонним та телефаксного зв'язку. Наприклад - телефонограми. Це узагальнена назва різних за змістом документів, виділених у зв'язку з особливим способом передачі текстів (усно, за допомогою телефонного зв'язку, з наступним записом одержувачем). Юридична сила телефонограм визначається наступними реквізитами: виходить реєстраційним номером; посадою, прізвищем, ім'ям, по батькові особи, що відправив телефонограму; підписом особи, яка прийняла телефонограму; входять реєстраційним номером.
Телефонограми використовуються для оперативного вирішення службових питань у тих випадках, коли повідомлення, що передаються по телефону вимагають документального оформлення. Найчастіше це нескладні тексти (запрошення на наради, якась оперативна інформація і т.д.). Якщо телефонограма передається декільком адресатам, то до неї додається список підрозділів, служб, куди її направляють і номери телефонів.
Існує також факсимільний зв'язок, призначена для оперативної передачі і прийому інформації з паперових носіїв за допомогою факсимільного апаратури (факс). Найчастіше такий зв'язок встановлюється в чергових частинах відділів, управлінь внутрішніх справ. Вимоги до складання та оформлення повідомлень, отриманих за телефаксного зв'язку, визначаються видом відправляється документа - оригіналу (довідки, договору, протоколу і т.д.), відправленого адресату. Проте, всі відправлені документи повинні бути надруковані чітким контрастним, шрифтом або написані контрастними (чорними, темно-синіми) чорнилом.
До передачі по телефаксного зв'язку заборонені документи з позначкою «ДСК» і вище. Прийняті та передані оригінали заносяться в спеціальний журнал встановленої форми, терміном зберігання 1 рік. На оригіналі переданої чи прийнятої факсограми проставляється дата і час передачі (прийому) факсограми, найменування кореспондента (куди спрямована або звідки отримана факсограма) і номер його факсу. Всі ці записи завіряються підписом виконавця.
Діловодство за зверненнями громадян в підрозділах ОВС ведеться окремо від інших напрямів їх документаційного забезпечення. Відповіді громадянам спрямовуються на бланках органу, підрозділу, служби ОВС.
Список літератури:
Радянська міліція: історія та сучасність 1917-1987 р. - М., 87
Черніков В.В. «Судова система, правоохоронні органи, спеціальні служби Росії» - М., 2001.
Наказ МВС Росії «Про діловодство та порядок роботи зі зверненнями громадян в ОВС» № 150 від 01.03.1999 р.